Postępowanie w sprawie

Ombudsman przyjmuje zgłoszenia składane osobiście oraz wnoszone drogą telefoniczną, mailową i korespondencyjnie.

W sprawach osobistych i bardziej skomplikowanych rekomenduje się osobiste spotkanie z ombudsmanem. 

Zgłoszenia są przyjmowane według następującej procedury:

  1. Wstępne zapoznanie się ze sprawą;
  2. Przekazanie osobie zgłaszającej sprawę informacji nt. kompetencji, procedury i zasad działania ombudsmana;
  3. Zebranie szczegółowych informacji na temat sprawy, w szczególności okoliczności faktycznych oraz oczekiwań osoby zgłaszającej;
  4. Ustalenie toku dalszego działania;
  5. Formalne przyjęcie zgłoszenia oraz ewentualnie podjęcie działań w sprawie.

Uwaga: ombudsman bada sprawę po otrzymaniu niezbędnych materiałów od osoby zgłaszającej.

Członkowie wspólnoty akademickiej mogą omawiać z ombudsmanem nurtujące ich problemy, bez konieczności dalszego ujawniania sprawy lub podejmowania jakichkolwiek formalnych działań. Kolejne kroki są zawsze określane przez zainteresowanych, w zależności od okoliczności i wyboru możliwej opcji.

Ponieważ zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 30 Rzecznik Akademicki w swoich działaniach kieruje się zasadami poufności, bezstronności i neutralności, warunkiem podjęcia przez ombudsmana działań wyjaśniających jest uzyskanie upoważnienia podpisanego przez osobę zgłaszającą problem lub konflikt. W upoważnieniu osoba zgłaszająca sprawę zwalnia ombudsmana w całości lub w części z obowiązku zachowania poufności.