Procedury – ombudsman

Postępowanie w sprawie

Ombudsman przyjmuje zgłoszenia składane osobiście oraz wnoszone drogą telefoniczną, mailową i korespondencyjnie.

W sprawach osobistych i bardziej skomplikowanych rekomenduje się osobiste spotkanie z ombudsmanem.

Zgłoszenia są przyjmowane według następującej procedury:

Wstępne zapoznanie się ze sprawą;

Przekazanie osobie zgłaszającej sprawę informacji nt. kompetencji, procedury i zasad działania ombudsmana;

Zebranie szczegółowych informacji na temat sprawy, w szczególności okoliczności faktycznych oraz oczekiwań osoby zgłaszającej. Uwaga: Gdy ktoś zgłasza do Rzecznika akademickiego sprawę, która została już wcześniej zgłoszona, to Rzecznik informuje, że sprawa jest mu znana. Osoba zgłaszająca sprawę wcześniej nie jest powiadamiana o tym, że ktoś później zgłosił ta samą sprawę.

Ustalenie toku dalszego działania;

Formalne przyjęcie zgłoszenia oraz ewentualnie podjęcie działań w sprawie.

Uwaga: ombudsman bada sprawę po otrzymaniu niezbędnych materiałów od osoby zgłaszającej.

Ze względu na potrzeby zadbania o interesy wszystkich członków społeczności akademickiej i racjonalne rozłożenie pracy zespołu Rzeczniczki, członek społeczności akademickiej może zgłosić maksymalnie dwie sprawy rocznie. W szczególnych przypadkach Rzeczniczka może wyrazić zgodę na rozpatrzenie sprawy ponad ten limit.

Członkowie wspólnoty akademickiej mogą omawiać z ombudsmanem nurtujące ich problemy, bez konieczności dalszego ujawniania sprawy lub podejmowania jakichkolwiek formalnych działań. Kolejne kroki są zawsze określane przez zainteresowanych, w zależności od okoliczności i wyboru możliwej opcji.

Ponieważ zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 30 Rzecznik akademicki w swoich działaniach kieruje się zasadami poufności, bezstronności i neutralności, warunkiem podjęcia przez ombudsmana działań wyjaśniających jest uzyskanie upoważnienia podpisanego przez osobę zgłaszającą problem lub konflikt. W upoważnieniu osoba zgłaszająca sprawę zwalnia ombudsmana w całości lub w części z obowiązku zachowania poufności.