Uwaga: Ombudsman bada sprawę tylko po otrzymaniu pisemnego upoważnienia od osoby zgłaszającej.

Ze względu na potrzeby zadbania o interesy wszystkich członków społeczności akademickiej i racjonalne rozłożenie pracy zespołu Rzeczniczki, członek społeczności akademickiej może zgłosić maksymalnie dwie sprawy rocznie. W szczególnych przypadkach Rzeczniczka może wyrazić zgodę na rozpatrzenie sprawy ponad ten limit.

Członkowie wspólnoty akademickiej mogą omawiać z ombudsmanem nurtujące ich problemy, bez konieczności dalszego ujawniania sprawy lub podejmowania jakichkolwiek formalnych działań. Kolejne kroki są zawsze określane przez zainteresowanych, w zależności od okoliczności i wyboru możliwej opcji.

Ponieważ zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 30 Rzecznik akademicki w swoich działaniach kieruje się zasadami poufności, bezstronności i neutralności, warunkiem podjęcia przez ombudsmana działań wyjaśniających jest uzyskanie upoważnienia podpisanego przez osobę zgłaszającą problem lub konflikt. W upoważnieniu osoba zgłaszająca sprawę zwalnia ombudsmana w całości lub w części z obowiązku zachowania poufności.