Informacje przekazywane ombudsmanowi oraz tożsamość jego klientów są poufne. Warunkiem podjęcia zewnętrznej interwencji przez ombudsmana jest pisemna zgoda osoby zainteresowanej. Poufność jest zasadą na jakiej opiera się działanie ombudsmana i może zostać naruszona jedynie w przypadku zaistnienia bezpośrednio zagrażającego niebezpieczeństwa lub ryzyka wyrządzenia poważnej szkody.

Ombudsman działa niezależnie od struktur uniwersyteckich i podlega władzom uczelni jedynie w obszarze budżetowym i administracyjnym. Ombudsman ma dostęp do ludzi i informacji istotnych w sprawie, niezmiennie dbając przy tym o zachowanie zasady poufności.

W danej sprawie ombudsman nie staje po stronie studenta, bądź uniwersytetu, lecz jest rzecznikiem sprawiedliwego procesu. Nie czerpie też osobistych korzyści ze znalezienia rozwiązania danego problemu. Ombudsman unika sytuacji, w których mógłby mieć miejsce konflikt interesów.

Ombudsman nie występuje jako uczestnik działających na uczelni sformalizowanych procedur administracyjnych lub sądowych, może natomiast prowadzić nieformalne postępowanie wyjaśniające. Kontakt z ombudsmanem ma charakter dobrowolny i ma miejsce wówczas, kiedy dana osoba uzna to za wskazane.